我要學會用 CiviCRM (一):匯入聯絡人

Posted: 五, 02/24/2012 - 23:17

CiviCRM 有很多模組,既能用來儲存聯絡人資料、又有線上活動報名、線上募款、發送電子報等,真的是符合許多非營利組織日常工作的需求,又可以解決「聯絡人資料散落在多份 Excel 檔」的問題。不過,通常想開始使用 CiviCRM 的組織,可能在安裝 CiviCRM 時就會遇到問題,也就是沒有資訊人員可以協助;邁過安裝的難關之後,接下來便面臨更嚴重的問題,就是,我該怎麼使用 CiviCRM 這套系統呢?

當然囉,CiviCRM 本質上其實就是「支持者關係管理」系統,重點還是在於記錄組織與支持者間的「往來關係」,畢竟這才是永續經營的關鍵,至於活動報名、發送電子報的功能,算是附加價值囉。

既然重點是「支持者」,那麼要能發揮 CiviCRM 的強大功能,第一步當然是將組織現有的聯絡人資料,都匯入至 CiviCRM 囉。雖然 CiviCRM 已經有資料匯入功能,不過匯入聯絡人的過程還是略嫌複雜,而且不易入門,所以想說來分享一下聯絡人資料匯入的方式,請大家參考參考囉。

步驟一:整理聯絡人資料

組織在辦完活動後,通常就會將參與活動的聯絡人資料存成一份 Excel 表單,儲存的個資可能包括姓名、電話、服務單位、地址……等,這些欄位當然都很重要,不過,由於 CiviCRM 是設計因應線上行為的,所以要儲存在 CiviCRM 的聯絡人資料,都一定要有「Email」的個資,請先確認一下,目前擁有的聯絡人資料是否都有 Email 呢?

接著,由於聯絡人資料必須儲存至 CiviCRM 的對應欄位,所以我們必須整理一下 Excel 表單的欄位,這樣才能順利匯入至 CiviCRM。其中包括:

  1. 姓名要分成姓氏名字兩個欄位來儲存
  2. 出生年月日的格式要改成 YYYY-MM-DD (例如 2012-02-24)
  3. 地址資料要將縣市鄉鎮區郵遞區號街道地址分開不同欄位儲存 (可以使用 Excel 分割欄位的技巧來處理)

上述三點就是比較常見需要處理的個人資料欄位,例如下圖所示 (from Floss manual)。

覺得很麻煩嗎?換個方式想想,只要做一次工作,以後就可以利用「特定姓氏」或「住在台北市大同區」等條件,來搜尋符合條件的聯絡人,可以簡化很多工作,不是很棒嗎!!

步驟二:將 Excel 檔案另存成 .csv 檔
步驟三:到 CiviCRM 系統,點按選單的「聯絡人」 > 「匯入聯絡人資料」

此步驟就開始要將聯絡人資料匯入 CiviCRM 了。首先,當然是上傳先前已處理好的聯絡人資料 (注意,是 CSV 檔案);匯入選項的部分,因為我們要匯入是一般聯絡人,且第一次匯入,所以聯絡人類型選「個人」、針對重複的聯絡人選「略過」。

進入下一個頁面後,就是比較複雜的設定,不過其實只要匯入過一次就會上手了,不用擔心。在這個頁面中,其實就是要設定將 Excel 欄位儲存到 CiviCRM 的哪個欄位。也就是說,聯絡人的姓氏資料,當然是要儲存到 CiviCRM 的「姓氏」欄位,而名字資料,就是要儲存到「名字」欄位囉。因此,雖然這個頁面的設定看起來很複雜,不過其實就是讓你設定,你要把 Excel 檔案中的聯絡人資料欄位儲存到 CiviCRM 的哪個欄位。

上圖是個簡單的欄位配對範例,大家可以參考。大致上,這裡只要把各個欄位的配對設定好了,就 ok 了。

步驟四:預覽匯入資料
步驟五:正式匯入聯絡人資料

 

走完這五個步驟後,恭禧你,已經成功匯入聯絡人資料了!其實也只有事前的聯絡人資料比較花功夫而已,匯入流程真的是只要實際操作一次就會懂了,大家試試看囉!:)

附加檔案大小
hui_ru_lian_luo_ren_pei_dui_2.png237.47 KB
 
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